Nama : Yunia Mara Saptiani
Kelas : 2DB07
NPM : 30109051
Pendahuluan
Seiring berkembangnya Ilmu Pengetahuan dan Teknologi (IPTEK), peranan sistem informasi dalam suatu organisasi tidak diragukan lagi.
Dukungan sistem informasi dapat membuat sebuah perusahaan memiliki keunggulan kompetitif.
Sekarang ini teknologi informasi melesat dengan cepat, keberadaan sistem informasi juga berperan penting dalam sebuah perusahaan agar dapat bersaing dengan perusahaan lain di era globalisasi seperti saat ini.
otomatisasi kantor juga memberikan fasilitas tugas – tugas pemrosesan informasi sehari – hari di dalam perkantoran dan organisasi bisnis.
Sutau perusahaan dalam mengembangkan pemrosen data dibutuhkan suatu kecepatan dalam pemrosen data menjadi sebuah informasi
Karena bagaimanapun kita dituntut untuk memberikan yang terbaik dalam waktu yang seefisien mungkin sehingga bisa memberikan suatu kepuasan, baik untuk perusahaan maupun pelanggan perusahaan.
i
Daftar isi :
Pendahuluan ..........................................................................................i
Daftar isi ..............................................................................................ii
Lingkup Pembahasan ...........................................................................1
Definisi Otomatisasi kantor .............................................................2
Tahap Penerapan .................................................................................2-3
Tujuan Otomatisasi kantor ...............................................................3-4
Kesimpulan .............................................................................................4
Pengguna Otomatisasi Kantor ...........................................................4-6
Macam System Otomatisasi Kantor ................................................6-8
Jenis Aplikasi Otomatisasi Kantor ..................................................9-14
Kesimpulan .............................................................................................15
Penutup ...................................................................................................16
ii
LINGKUP PEMBAHASAN
1. Apakah Definisi Otomatisasi Kantor ?
2. Tujuan Otomatisasi Kantor ?
3. Siapa Pengguna Otomatisasi Kantor ?
4. Model Otomatisasi Kantor ?
5. Aplikasi Otomatisasi Kantor ?
6. Macam-Macam System Otomatiasi Kantor ?
Apakah Definisi Otomatisasi Kantor ?¬
Otomatisasi kantor didefinisikan oleh O’Brien ( 1996 ) sebagai system informasi berbasis telekomunikasi yang mengumpulkan, memproses, menyimpan dan mendistribusikan pesan-pesan, dokumen-dokumen dan komunikasi elektronik lainnya diantara individual, grup-grup kerja dan organisasi
Otomatisasi kantor merupakan penggunaan alat elektronik untuk memudahkan komunikasi formal dan informal terutama berkaitan dengan komunikasi informasi dengan orang-orang didalam dan diluar perusahaan untuk meningkatkan perusahaan
Awalnya, OA dimaksudkan untuk membantu pekerja sekretarial dan administratif (clerical), tetapi kemampuannya untuk memudahkan komunikasi formal dan informal dengan orang-orang didalam maupun diluar perusahaan menarik para manajer dan profesional sebagai pemakai. Dengan tujuan utama meningkatkan produktifitas mereka.
Tahap-tahap penerapan OA
Tradisional; penggunaan teknologi utamanya ditujukan untuk mengurangi biaya dan meningkatkan produktifitas. Terfokus pada penggunaan Word Processing
Transisional; ditandai dengan mulai digunakannya proses data secara elektronik serta dibangunnya aplikasi untuk keperluan pengarsipan, penyimpanan, dan komunikasi yang berbasis komputer.
Transformasional; merupakan fase integrasi informasi dan pematangan konsep Information Resource Management (IRM) yang merupakan konvergensi telekomunikasi dan informasi (ICT)
Tujuan Otomatisasi Kantor ?
pendapatan yang lebih tinggi versus penghindaran biaya, computer tidak menggantikan pekerja saat ini, tetapi computer menunda penabahan pegawai yang diperlukan untuk menanngani beban kerjja yang bertambah.
pemecahan masalah kelompok, cara OA berkontribusi pada komunikasi keadaan dari manajer membuatnya sangat cocok diterapkan untuk memecahkan masalah kelompok.
pelengkap-bukan pengganti, sebagai suatu cara komunikasi bisnis, OA bukan tanpa keterbatasan. OA tidak akan menggantikan semua komunikasi interpersonal tradisional – percakapan tatap muka, percakapan telepon, pesan tertulis pada memo, dan sejenisnya. OA harus bertujuan melengkapi komunikasi tradisional.
penggabungan dan penerapan teknologi
memperbarui proses pelaksanaan pekerjaan di kantor
meningkatkan produktivitas dan efektivitas pekerjaan.
Kesimpulan
Dengan adanya OA atau Office automation dianggap sebagai cara untuk meningkatkan produktivitas sekretaris dan pegawai administrative. Produk OA memungkinkan para pekerja kantor ini memproses lebih banyak dokumen secara lebih cepat dan lebih baik.
otomatisasi kantor bertujuan untuk meningkatkan produktivitas. Bila diterapkan sebagai alat pemecah masalah, otomatisasi kantor dapat memberikan kemampuan antara manajer untuk saling melakukan komunikasi dengan lebih baik selagi mereka memecahkan masalah. Peningkatan komunikasi ini dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik dan lebih cepat.
Siapa Pengguna Otomatisasi Kantor ?
Agar suatu system atau aplikasi dapat berjalan dan dapat dinilai apakah system itu bagus atau tidak, maka disini kita perlukan yang namanya pemakai, ia yang akan menilai, merancang dan mengembangkan sehingga suatu system dapat berjalan, apakah anda penasaran siapa sebenarnya yang memakai otomatisasi kantor yang ada dalam suatu system informasi
Yang menggunakan Otomatisasi Kantor ?
Manajer
Profesional
Sekretaris
Pegawai Administratif
Penjelasan
manajer , adalah orang-orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan, terutama sumber daya manusia.
Professional, orang yang tidak mengelola orang lain tetapi menyumbang keahlian khusus yang membedakan mereka dari sekretaris dan pegawai administrative, contohnya pembeli, wiraniaga dan lain-lain.
Sekretaris, biasanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas, seperti menangani korespondensi, menjawab telepon dan mengatur jadwal pertemuan.
Pegawai administratif, biasanya bertugas melaksanakan tugas-tugas untuk sekretaris, seperti mengoperasikan mesin fotokopi, menyusun dokumen, menyimpan dokumen dan mengirimkan surat.
Macam-Macam System Otomatisasi Kantor
System Komunikasi Elektonik
System Kolaborasi Elektronik
System Publikasi Dan Pengolahan Imej Elektronik
System Pengolahan Kantor
SISTEM ELEKTRONIK FORMAL
SISTEM ELEKTRONIK INFORMAL
System Komunikasi Elektonik
System komunikasi elektronik (electronic communication system ) merupakan system teknologi informasi yang digunakan untuk berkomunikasi diantara individu, grup-grup kerja dan organisasi-organisasi. Yang termasuk dalam system ini adalah e-mail, voice mail, facsimile dan bulletin board system.
Bulletin board system (BBS) adalah suatu lokasi lewat jaringan internet yang memungkinkan suatu pesan disimpan di lokasi dan selanjutnya dapat diakses dan didesain oleh orang lain
System Kolaborasi Elektronik
Sytem kolaborasi elektronik adalah suatu system yang tidak hanya pertukaran komunikasi atau pesan, tetapi juga bagaimana informasi atau pesan tersebut digunakan untuk bekerja sama. Contoh aplikasi yang ada pada OA, yang tergolong dalam system kolaborasi adalah teleconference dan telecommuting.
Telecommuting adalah kolaborasi elektronik yang digunakan oleh pekerja yang bekerja dari jarak jauh dengan kantornya
System Publikasi Dan Pengolahan Imej Elektronik
System publikasi elektronik (electronic publishing system) adalah penggunaan teknologi informasi untuk keperluan pembuatan dokumen tercetak. Yang termasuk aplikasi dari system pubikasi dan pengolahan imej elektronik adalah desktop publishing, elektonik document management, presentase graphics dan multimedia presentation.
Elektonik document management (EDM) merupakana system penyimpanan document yang membentuk basis data imej (image database) yang nantinya dapat diakses dan diproses kembali.
Presentation graphic digunakan untuk menampilkan grafik yang akan dipresentasikan. Sedangkan multimedia presentation tidak hanya mempresentasikan grafik saja, tetapi memungkinkan untuk mempresentasikan dalam beberapa bentuk media seperti teks, grafik, foto, suara dan video.
System Pengolahan Kantor
System pengolahan kantor (office management systems) merupakan system kantor otomatis yang mendukung orang-orang di organisasi untuk mengorganisasikan aktivitas-aktivitas kerja mereka. Yang termasuk dalam system ini adalah desktop accessories dan electronic scheduling atau kalender elektronik.
Desktop accessories menyediakan alat-alat seperti kalkulator, kalender, jam, notepad, daftar nomer telepon dan daftar jam janjian. Electronic scheduling membantu pemakai-pemakai system ini untuk mengatur skejul kerja mereka.
SISTEM ELEKTRONIK FORMAL
didokumentasikan dengan suatu sistem prosedur tertulis. Diterapkan diseluruh perusahaan untuk memenuhi kebutuhan organisasi, mirip dengan SIM
SISTEM ELEKTRONIK INFORMAL
tidak direncanakan atau diuraikan secara tertulis. Sistem-sistem OA ini diterapkan saat diperlukan oleh perorangan untuk memenuhi keperluannya sendiri, mirip dengan DSS
Jenis – jenis Aplikasi Otomatisasi Kantor yaitu :
1. WORD PROCESSING
2. ELECTRONIK MAIL
3. VOICE MAIL
4. ELECTRONIC CALENDARING
5. AUDIO CONFERENCING
6. VIDEO CONFERENCING
7. COMPUTER CONFERENCING
8. FACSIMILE TRANSMISSION
9. VIDEOTEXT
10. IMAGE STORAGE AND RETRIEVAL
11. DESKTOP PUBLISHING
WORD PROCESSING
WORD PROCESSING ADALAH PENGGUNAAN SUATU PERALATAN ELEKTRONIC YANG SECARA OTOMATIS MELAKUKAN BEBERAPA TUGAS YANG DIPERLUKAN UNTUK MEMBUAT DOKUMEN KETIK ATAU CETAK.
WORD PROCESSING MEMBERIKAN KONTRIBUSI TERHADAP PEMECAHAN MASALAH DENGAN MEMBERIKAN KEMAMPUAN KEPADA MANAJER UNTUK MEMBUAT KOMUNIKASI TERTULIS YANG LEBIH EFEKTIF UNTUK DIBERIKAN KEPADA ANGGOTA LAIN.
ELECTRONIC MAIL
ELECTRONIC MAIL YANG DIKENAL DENGAN E-MAIL ADALAH PENGGUNAAN JARINGAN KOMPUTER YANG MEMUNGKINKAN PEMAKAI UNTUK MENGIRIM, MENYIMPAN DAN MENERIMA PESAN DENGAN MENGGUNAKAN TERMINAL KOMPUTER DAN PERALATAN PENYIMPANAN. VOICE MAIL
VOICE MAIL PERSIS SAMA DENGAN ELECTRONIC MAIL. PERBEDAANNYA BAHWA ANDA HANYA MENGIRIMKAN PESAN DENGAN MENGUCAPKAN PESAN TERSEBUT MELALUI TELEPON DAN BUKAN MENGETIKNYA. DAN ANDA MENGGUNAKAN TELEPON UNTUK MEMANGGIL PESAN YANG TELAH DIKIRIMKAN KEPADA ANDA.
ELECTRONIC CALENDARING
ELECTRONIC CALENDARING ADALAH PENGGUNAAN JARINGAN KOMPUTER UNTUK MENYIMPAN DAN MEMANGGIL ACARA YANG TELAH DITETAPKAN OLEH MANAJER. ELECTRONIC CALENDARING BERSIFAT KHUSUS DIANTARA APLIKASI OTOMATISASI KANTOR, KARENA IA HANYA MENYUSUN TERJADINYA KOMUNIKASI BUKAN MENGKOMUNIKASIKAN INFORMASI.
AUDIO CONFERENCING
AUDIO CONFERENCING ADALAH PENGGUNAAN PERALATAN KOMUNIKASI SUARA UNTUK MEMBUAT HUBUNGAN AUDIO DIANTARA ORANG-ORANG YANG TERSEBAR SECARA GEOGRAFIS UNTUK TUJUAN MELAKUKAN KONFERENSI.
AUDIO CONFERENCING ADALAH APLIKASI OA PERTAMA YANG TIDAK MEMERLUKAN KOMPUTER. IA HANYA MEMERLUKAN PENGGUNAAN FASILITAS KOMUNIKASI AUDIO DUA ARAH.
VIDEO CONFERENCING
VIDEO CONFERENCING MELENGKAPI SIGNAL AUDIO DAN SIGNAL VIDEO. PERALATAN TELEVISI DIGUNAKAN UNTUK MENGIRIM DAN MENERIMA SIGNAL AUDIO DAN VIDEO.
ORANG YANG BERADA DALAM SUATU LOKASI DAPAT MELIHAT DAN MENDENGAR SUARA ORANG YANG BERADA DI LOKASI LAIN SELAGI KONFERENSI DILAKUKAN.
TIGA KONFIGURASI VIDEO CONFERENCING ( TERGANTUNG PADA PERALATAN YANG DIGUNAKAN ), YAITU :
1. VIDEO SATU ARAH DAN AUDIO SATU ARAH
2. VIDEO SATU ARAH DAN AUDIO DUA ARAH
3. VIDEO DAN AUDIO DUA ARAH
COMPUTER CONFERENCING
COMPUTER CONFERENCING ADALAH PENGGUNAAN JARINGAN KOMPUTER, SEHINGGA MEMBERI KEMAMPUAN SESEORANG UNTUK MELAKUKAN PERTUKARAN INFORMASI SELAMA PROSES TERJADINYA KONFERENSI. APLIKASI INI HAMPIR SAMA DENGAN ELECTRONIC MAIL, KARENA KEDUA APLIKASI INI MENGGUNAKAN HARDWARE DAN SOFTWARE YANG SAMA.
ISTILAH ‘TELECONFERENCING’ DIGUNAKAN UNTUK MENJELASKAN KETIGA BENTUK ALAT ELEKTRONIK UNTUK KONFERENSI.
TELECONFERENCING DIGUNAKAN DALAM SELURUH PROSES PEMECAHAN MASALAH YANG GUNANYA UNTUK MENUKAR INFORMASI DIANTARA PEMECAH MASALAH (ORANG-ORANG YANG MEMECAHKAN MASALAH) YANG BERADA DIKOTA YANG BERLAINAN.
FACSIMILE TRANSMISSION
FACSIMILE TRANSMISSION YANG BIASANYA DISEBUT FAX, ADALAH PENGGUNAAN PERALATAN KHUSUS YANG DAPAT MEMBACA TAMPILAN DOKUMEN PADA UJUNG CHANNEL KOMUNIKASI DAN MEMBUAT SALINAN ATAU COPY DI UJUNG YANG LAIN. FAX SANGAT MUDAH DIIMPLEMENTASIKAN DAN DIOPERASIKAN. JALUR TELEPON SUARA DAPAT BERFUNGSI SEBAGAI CHANNEL-NYA DAN PENGOPERASIAN PERALATANNYA TIDAK LEBIH SULIT DARIPADA MENGOPERASIKAN MESIN FOTOCOPY.
VIDEOTEXT
VIDEOTEXT ADALAH PENGGUNAAN KOMPUTER UNTUK TUJUAN MEMBERIKAN TAMPILAN MATERI TEKSTUAL PADA LAYAR CRT. MATERI TEKSTUAL DAPAT BERBENTUK NARATIF ATAU TABULASI, DAN IA DISIMPAN DALAM PENYIMPANAN SEKUNDER PADA KOMPUTER.
IMAGE STORAGE AND RETRIEVAL
BEBERAPA JENIS PERUSAHAAN MEMPUNYAI VOLUME DOKUMEN YANG BESAR, SEHINGGA MEREKA HARUS MENYIMPANNYA DALAM FILE AGAR INFORMASI DAPAT DIPANGGIL ATAU DIDAPATKAN KEMBALI JIKA DIPERLUKAN.
UNTUK MENGATASI MASALAH MENGENAI PENYIMPANAN DAN PEMANGGILAN TAMPILAN MAKA DIGUNAKAN MICROFORM, YANG BERUPA MICROFILM DAN MICROFICHE. MICROFORM AKAN MENGURANGI KEBUTUHAN RUANG YANG DIPERLUKAN OLEH DOKUMEN KERTAS SAMPAI SEKITAR 97%. IMAGE STORAGE AND RETRIEVAL DIGUNAKAN DALAM PEMECAHAN MASALAH KETIKA IA DIPERLUKAN UNTUK MELIHAT KEMBALI DOKUMEN HISTORIS UNTUK TUJUAN PEMAHAMAN MASALAH.
DESKTOP PUBLISHING
DESKTOP PUBLISHING ATAU DTP ADALAH PEMBUATAN OUTPUT TERCETAK YANG KUALITASNYA HAMPIR SAMA DENGAN YANG DIHASILKAN OLEH TYPESETTER.
SISTEM DTP TERDIRI ATAS MIKROKOMPUTER DENGAN LAYAR CRT YANG BERESOLUSI TINGGI, PRINTER LASER, SOFTWARE DESKTOP PUBLISHING.
PENGGUNAAN DTP SEBAGAI ALAT PEMECAHAN MASALAH MELIPUTI APLIKASI ADMINISTRASI DAN TEKNIS. PENAMPILAN DOKUMEN IKLAN YANG PROFESIONAL DAN MENARIK AKAN MEMBERIKAN KOMUNIKASI YANG EFEKTIF.
Kesimpulan
Tahun 1964 diperkenalkan satu generasi baru alat penghitung yang mempengaruhi cara penggunaan komputer. Konsep penggunaan komputer sebagai SIM (Sistem Informasi Manajemen) dipromosikan oleh pembuat komputer untuk mendukung peralatan baru tsb. Konsep SIM (Sistem Informasi Manajemen) menyadari bahwa aplikasi komputer harus diterapkan untuk tujuan utama menghasilkan informasi manajemen.
Otomatisasi kantor (office automation/OA) memudahkan komunikasi dan meningkatkan produktivitas diantara para manajer dan pekerja kantor melalui penggunaan alat elektronik. OA telah berkembang meliputi beragam aplikasi seperti konferensi jarak jauh, voice mail, e-mail, electronik calendaring, facsimile transmission. Komputer dapat diprogram untuk melaksanakan sebagian penalaran logis yang sama seperti manusia, suatu aplikasi yang dinamakan kecerdasan buatan (artificial intelligence).
Penutup :
Ahamdulillah wasyukurillah,akhirnya makalah saya yang buat dan yang berjudul otomatisasi kantor telah selesai dikerjakan.
Saya berharap mudah-mudahan hasilnya sesuai dengan apa yang saya harapkan,
Amiiin.
